Kanban es una herramienta de gestión de proyectos que ofrece de un vistazo la lista de tareas, comentarios y notas de información, así como su estado. Hay una serie de características que todo project manager ha de conocer si quiere aprovechar al máximo sus aplicaciones.
Las 8 características de Kanban más comunes que se encuentran en sus aplicaciones son las siguientes:
- Mover tarjetas dentro de una lista o trasladar de una lista a otra.
En cada tarjeta viene definida una tarea. Cuanto más alto se sitúe en una etapa, mayor será su importancia. Hay un flujo continuo en el que estas tarjetas avanzan de una etapa a otra según su grado de realización. En la mayoría de aplicaciones de Kanban se puede cambiar la colocación de una tarjeta y moverla dentro de una lista según su importancia o trasladar de una lista a otra. - Asignar personas a tarjetas.
Las aplicaciones de Kanban son herramientas colaborativas en las que se invita a distintos miembros e, incluso, a clientes. Se puede invitar a unirse a una tarjeta específica o al tablero general. De este modo, los participantes podrán editar y dejar comentarios en las tarjetas y moverlas a otra etapa. - Añadir notas y comentarios en las tarjetas.
Las aplicaciones de Kanban para la gestión de proyectos cuentan con espacio ilimitado para añadir notas en cada tarjeta. La mayoría incluye un campo de descripción y permite adjuntar archivos relacionados. Esto facilita las conversaciones con los compañeros de equipo. - Incluir listas de control.
Cada tarjeta puede tener una o más listas de verificación. Las tarjetas pueden mostrar el porcentaje de verificación completado, lo que permite observar dónde se encuentra en un proceso.
- Establecer límites para el avance del proyecto.
Algunas aplicaciones de Kanban permiten restringir la cantidad de tareas que se pueden incluir en una lista. De esta manera, se puede limitar el número de tarjetas por columna. Esta restricción persigue el avance del proyecto, en el que el aviso de demasiadas tareas advierte de que hay muchas cosas por hacer. - Etiquetado de tarjetas.
Las etiquetas pueden ser de utilidad para apuntar estados específicos de una tarjeta, como el nivel de dificultad o el requerimiento de la ayuda de algunos miembros concretos. - Colocar fechas de vencimiento en las tarjetas.
El establecimiento de plazos en las tarjetas de Kanban para su realización conlleva a la elaboración de esta tarea en el periodo establecido. Muchas aplicaciones envían notificaciones y recordatorios de fechas. - Ver las tarjetas como un calendario.
Muchas aplicaciones de Kanban ofrecen la posibilidad de activar una vista de calendario. Esto refleja la visualización de los plazos de desarrollo o de las fechas de entrega/vencimiento.
Estas son las 8 características de Kanban más comunes que suelen presentar las aplicaciones de Kanban. Un buen director de proyectos utiliza apps que las contengan y aprovecha cada una de ellas.
El método Kanban es abordado en profundidad en el Máster en Dirección de Proyectos de EALDE Business School.
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