Claves y funciones del Contract Management

Los contratos son el sustento de toda actividad empresarial. Son la base en la que cualquier compañía se apoya para gestionar sus relaciones con colaboradores, proveedores, clientes y “stakeholders”. Una organización es capaz de asegurar su éxito si logra gestionar sus acuerdos de forma que sean beneficiosos para todas las partes involucradas. En este entorno tan volátil en el que viven las empresas, los contratos se han tenido que adaptar a los nuevos servicios y regulaciones que existen. Un contrato ya no es un simple documento legal sino que es la base directa de todas las relaciones comerciales.

En este sentido, el Contract Management es la herramienta estratégica para contribuir a lograr los resultados esperados en un proyecto a través de la correcta gestión de los convenios y contratos.

¿Qué es el Contract Management?

El Contract Management tiene en cuenta todas las partes involucradas para que un contrato construya una situación en la que todas las personas salgan beneficiadas. Esta disciplina se basa en tres pilares:

• La administración del contrato, que es la parte formal y en base a la documentación contractual.
• Gestión de la relación entre las partes, logrando que sea abierta y constructiva y que, si es necesario, perdure en el tiempo.
• Garantía de la prestación del servicio conforme a las prestaciones asumidas por las dos partes.

Se considera que el Contract Management es la nueva herramienta clave para la optimización y el buen funcionamiento de cualquier organización empresarial.

Para qué sirve un contrato

Un contrato sirve para acordar el compromiso de dos o más partes en el cumplimiento de una serie de condiciones. Hace 15 años la mayoría de contratos solamente se redactaban para la compra-venta de bienes y solía ser algo puntual.

En la actualidad las transacciones comerciales se han vuelto más complejas y las condiciones en las que se firman los contratos han cambiado muchísimo. La gran mayoría de acuerdos firmados son para la ejecución continuada de servicios y estos pueden verse modificados con el paso del tiempo. Según varios estudios, entre el 60% y 80% de las transacciones contractuales están vinculadas a servicios que pueden ser de larga duración.  

Administrar de forma correcta la información en un contrato será una herramienta muy útil para lograr los objetivos.

El propósito de la gestión de contratos

Un contrato es un instrumento económico, una relación que genera valor entre ambas partes. Se considera como una herramienta para facilitar relaciones productivas y exitosas, no se debe ver como un arma legal. El propósito principal del Contract Management es lograr optimizar la gestión empresarial gracias a la correcta ejecución de los acuerdos.

Los diez errores más comunes en contratación

Según la IACCM, 2 de cada 3 proyectos y contractos fracasa o no logra sus objetivos por no haber implementado un buen plan de gestión contractual. En un promedio significa que se pierden un 9,15% de ganancias anuales.

Después de varios estudios, se ha logrado clasificar los 10 errores más comunes en contratación y en qué derivan cada uno de ellos:

1. Falta de claridad en el alcance de los objetivos lo que puede generar conflictos y disputas entre las partes contractuales.
2. No comprometer a los “stakeholders” y no definir intereses alineados a los de la organización.
3. Negociaciones y cláusulas contractuales focalizadas en la asignación de riesgos y dejar de lado el enfoque a los beneficios.
4. Contratos difíciles de interpretar que terminan quedando en un segundo plano, como algo irrelevante.
5. Uso limitado de la tecnología que causa la pérdida de calidad e ineficiencia durante el desarrollo del proyecto.
6. Involucrar tardíamente al equipo contractual por lo que se extiende el proceso.
7. Prolongación de las negociaciones entre las partes implicadas. Una pérdida económica y de tiempo.
8. Ausencia de flexibilidad en acuerdos que después pueden tener que modificarse.
9. Transición inefectiva al equipo de implementación que genera problemas de interpretación y/o incumplimiento de obligaciones.
10. Deficiente proceso post-firma que provoca problemas reiterados y errores que generan una pérdida de valor.

Los 10 atributos para el éxito de un contrato

Una vez se conocen los fallos, se pueden establecer los atributos necesarios para lograr el éxito en la gestión empresarial vinculada a los contratos:  

1. Asegurar con claridad el alcance y objetivo del contrato, de esta forma se podrán evitar conflictos o disputas.
2. Identificar y escuchar a los “stakeholders” y asegurarse que los intereses están siempre alineados.
3. Gestionar riesgos y usar negociaciones balanceadas.
4. Diseñar contratos fáciles de interpretar y lograr que sea una herramienta para conseguir objetivos.
5. Implementar las herramientas informáticas adecuadas al contrato y mejorar la calidad y desempeño.
6. Involucrar a tiempo al equipo contractual y evitar duplicación de trabajo.
7. Actuar eficazmente durante la etapa previa a la firma para lograr ser más competitivos.
8. Incluir términos flexibles para posibilitar cambios que puedan surgir.
9. Asegurar una buena transición al equipo de implementación para evitar problemas de interpretación.
10. Invertir en un proceso de post-firma y gobierno para evitar problemas o errores.

La figura del Contract Manager en el entorno empresarial

El rol del Contract Manager se ha abierto paso en los organigramas de las grandes corporaciones. Aunque no existe la profesión como tal, si que se ha definido un perfil multidisciplinar sobre el cual recae la valiosa tarea de gestionar los contratos, así como negociar sus cláusulas.

Aunque se solía vincular a la figura del abogado con la gestión de contratos, ya no es así. Tanto un ingeniero como un especialista de marketing pueden ser Contract Manager y ser quiénes logren crear propuestas de valor que lleven a conseguir grandes resultados empresariales.  

El Contract Management es una combinación de múltiples disciplinas, ya no es solamente algo del ámbito legal. Esta persona debe ser capaz de negociar, identificar, administrar, optimizar y definir la información que hay en un contrato.

Máster en Dirección de Proyectos: la formación para ser Contract Manager

Una profesional que se dedique a la gestión de contratos tiene que estar adaptado al entorno volátil y cambiante que es el empresarial. La especialización cursando un Máster en Dirección de Proyectos es una apuesta de futuro segura para asumir el rol de Contract Manager en una empresa.

Este programa formativo aborda diferentes áreas y dota a los estudiantes de las habilidades necesarias para abordar diferentes aspectos la gestión de contratos, así como la Dirección de Proyectos. Además, prepara a los alumnos para poder hacer frente a la certificación PMP del PMI.

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