La última fase de cualquier tipo de proyecto es la de cierre. Esta consiste en finalizar formalmente el proyecto y asegurarse de que todos los procesos del mismo quedan cerrados. Durante esta etapa, que forma parte de la Gestión Integrada del Proyecto, el Director de Proyectos deberá revisar que todo lo que recogía el plan del proyecto se ha realizado correctamente y los objetivos fijados han sido alcanzados. El PMBOK® Guide del Project Management Institute (PMI) recoge una serie de tareas que el Project Manager debe ejecutar en esta fase de cierre del proyecto.
Tabla de contenidos
1. Tareas para cumplir los criterios o salida de un proyecto
Estas tareas de cierre del proyecto consisten, entre otras cosas, en asegurar que todos los documentos están actualizados. También, en garantizar que los incidentes se han resueltos. Otro elemento para este tipo de tareas consistirá en cerrar las cuentas del proyecto. Para ello, se tendrán que haber asegurado previamente que todos los costes han sido asignados correctamente. Junto a ello, el Project manager tendrá que realizar y archivar los informes finales.
2. Tareas para completar los acuerdos contractuales del proyecto
Según aconseja el PMBOK® Guide en la fase final de un proyecto hay que confirmar la aceptación formal del trabajo del vendedor, y finalizar las reclamaciones abiertas. Por otro lado, es también tarea del Director de Proyectos actualizar los resultados finales y archivarlos.
Además, la fase de cierre en Project Management implica recopilar todos los registros del proyecto, auditar el éxito o fracaso del mismo, así como archivar toda la información relativa al proyecto, ya que puede ser útil de cara al futuro.
3. Actividades con los interesados o stakeholders en el cierre del proyecto
A la hora de finalizar un proyecto también es necesario medir la satisfacción de los interesados (stakholders). De esta forma, también se podrán recopilar sus sugerencias y hacérselas llegar a la unidad encargada de las mismas en la organización.
Este proceso también tendrá que llevarse a cabo en proyectos de cierre prematuro. Es decir, en aquellos que tengan que ser abortados, o que se encuentren en una situación crítica.
El PMBOK ® Guide recoge en su sexta edición un gráfico con los elementos a tener en cuenta a la hora de cerrar el proyecto:
Beneficios de la etapa de cierre en Project Management
Gracias a la ejecución de este proceso de cierre, se consiguen diversas ventajas para el propio proyecto. Y es que, esta fase proporciona lecciones aprendidas y aspectos a mejorar. Además, supone la liberalización de los recursos de la organización que se estaban usando en el proyecto. Por otro lado, implica la finalización formal del trabajo del proyecto. Esta fase de cierre forma parte del área de integración del proyecto, y esta no puede delegarse ni transferirse, por lo que es responsabilidad directa del Director de Proyectos.
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Project Management Professional (PMP) es una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
PMBOK es una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
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