La Gestión de las Comunicaciones en Dirección de Proyectos

La Gestión de las Comunicaciones en Dirección de Proyectos se presenta en los grupos de procesos de planificación, ejecución, monitoreo y control. Sus actividades se caracterizan por sus muchas dimensiones.

Los procesos de la Gestión de las Comunicaciones en Dirección de Proyectos son los siguientes:

• Planificar la Gestión de las Comunicaciones. Se trata del proceso de desarrollar un enfoque y un plan apropiados para las actividades de comunicación del proyecto basados en las necesidades de información de cada interesado o grupo, en los activos de la organización disponibles y en las necesidades del proyecto.
• Gestionar las Comunicaciones. Es el proceso de garantizar que la recopilación, creación, distribución, almacenamiento, recuperación, gestión, monitoreo y disposición final de la información del proyecto sean oportunos y adecuados.
• Monitorear las Comunicaciones. Es el proceso de asegurar que se satisfagan las necesidades de información del proyecto y de sus interesados.

La Gestión de las Comunicaciones del Proyecto tiene lugar en los grupos de procesos de planificación, ejecución, monitoreo y control. Para este área de conocimiento resulta clave:

• El intercambio de información.
• Un acto o una instancia de transmisión de la información.
• Un mensaje verbal o por escrito.
• Una técnica para expresar ideas de manera efectiva.
• Un proceso por el cual se intercambian significados entre los individuos a través de un sistema común de símbolos.
• El proceso de envío y de recepción de mensajes.

Por tanto, debe contemplar los elementos de emisor, codificador, medio o canal, descodificador y receptor. El emisor envía un mensaje al receptor, pero además ha de considerar el feedback proporcionado por este último.

Dimensiones de las actividades de comunicación en Dirección de Proyectos

Las actividades de comunicación tienen muchas dimensiones que incluyen, entre otras:

• Interna. Se centra en los interesados dentro del proyecto y dentro de la organización.
• Externa. Se centra en los interesados externos, tales como clientes, proveedores, otros proyectos, organizaciones, el gobierno, el público y los defensores ambientales.
• Formal. Informes, reuniones formales (periódicas y ad hoc), agendas y actas de reunión, sesiones informativas para los interesados y presentaciones.
• Informal. Actividades de comunicación generales mediante correo electrónico, medios sociales, sitios web y discusiones informales ad hoc.
• Enfoque jerárquico. La posición del interesado o grupo con respecto al equipo del proyecto afectará el formato y el contenido del mensaje, de las siguientes formas:
  – Ascendente. Interesados de la alta dirección.
  – Descendente. El equipo y demás personas que contribuirán al trabajo del proyecto.
  – Horizontal. Pares del equipo o director del proyecto.
• Oficial. Informes anuales; informes para reguladores u organismos de gobierno.
• No oficial. Comunicaciones que se centran en establecer y mantener el perfil y el reconocimiento del proyecto y en construir relaciones fuertes entre el equipo del proyecto y sus interesados utilizando medios flexibles y a menudo informales.
• Escrita y oral. Verbal (palabras e inflexiones de voz) y no verbal (acciones y lenguaje corporal), medios sociales y sitios web, comunicados en los medios.

Información extraída del webinar impartido por José Luis Fernández Pallarés para EALDE Business School.