El rendimiento de los proyectos varía en función de la productividad de los equipos que los gestionan. La composición de estos equipos debe ir marcada por algunos aspectos que incrementan su eficiencia.
Hay unas características comunes que presentan los equipos eficientes en la Dirección de Proyectos:
- Los equipos más productivos cuentan con un número de miembros reducido. Estos equipos optimizan el tiempo y hacen lo máximo posible con el número justo de miembros necesarios, con el fin de evitar costes. Los equipos grandes se pueden escalar con la técnica Scrum de Scrum.
- Trabajar en más de un proyecto a la vez es sinónimo de descenso de la productividad y de pérdidas de tiempo. Por este motivo, resulta fundamental priorizar tareas y cerrarlas antes de comenzar con otras. Con metodologías como la de Kanban se puede limitar el número de tareas a realizar a la vez por los miembros de los equipos en Dirección de Proyectos.
- Los miembros que realizan mayores esfuerzos intelectuales necesitan entre 10-15 minutos en volver a su estado de concentración previa.
- Añadir posteriormente más personas a un proyecto implica pérdidas de tiempo por las nuevas reuniones, planificación, comunicación, coordinación, explicaciones y formación que implica. Los miembros existentes en el equipo pierden tiempo al explicar todo a las nuevas incorporaciones.
- La eficiencia es el resultado de equipos auto-organizados y multifuncionales. La autonomía, la adaptabilidad y la responsabilidad caracterizan a estos equipos. La mayoría de empresas se organizan en departamentos, específicos o verticales, con la consecuente pérdida de tiempo que implica la relación entre unos y otros. Sin embargo, cada vez hay más compañías que optan por equipos multifuncionales.
Los equipos que presentan estas cinco características en Project Management tienden a ser más productivos y eficientes. Conviene tener en cuenta estas premisas en el momento de buscar a los miembros que compongan el equipo definitivo para la dirección de un proyecto.
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