Al hablar de proyectos pensamos en grandes desarrollos, con muchos equipos de trabajo y grandes costes de realización, como el AVE La Meca-Medina o la ampliación del Canal de Panamá, pero, probablemente, la mayoría de nosotros no dirigiremos proyectos de este tipo.
Sin embargo, todos vamos a gestionar proyectos en los que debemos conseguir que se cumplan los objetivos habituales de resultado, tiempo, coste y satisfacción del cliente.
Por eso, he escogido el análisis de un caso de la vida cotidiana: el proyecto BODA.
Una boda es un auténtico proyecto con una exigencia ineludible… LA FECHA ESTÁ FIJADA, por lo que el proyecto debía culminarse ese día. En definitiva, el PLAZO hay que cumplirlo.
Todo proyecto tiene un objetivo, que debe cumplir unas características para que sea factible su ejecución y que no puede determinarse de una manera arbitraria o caprichosa, sino que debe reunir las siguientes características: concreto, realista, alcanzable, cuantificable y que genere entregables
¿TODAS ESTAS CARACTERISTICAS LAS REUNE UNA BODA?
El objetivo es Concreto, realizar una ceremonia matrimonial. Es Realista, por supuesto. Siempre que nos lo propongamos es Alcanzable. Además, debemos cuantificar el coste que supone su realización, por lo que es Cuantificable y, en cada etapa se generan, por ejemplo, las facturas de los servicios que sirven de justificante (entregable) de que se ha realizado la gestión correspondiente, etc., es decir, genera Entregables.
ETAPAS DE UN PROYECTO
INICIO: Una vez tomada la decisión de la ejecución de “MI BODA” hay que establecer un punto de partida, o sea, se fija la fecha de la boda.
PLANIFICACIÓN: Se empiezan los preparativos y se definen las tareas a realizar, determinando aquellas que son dependientes y no se pueden ejecutar hasta no estarlo una predecesora. Por ejemplo, no se pueden imprimir las invitaciones hasta que no se conozca la fecha y lugar de celebración.
EJECUCIÓN: Ya hemos pensado y puesto sobre papel (planificación) las distintas tareas que hay que ejecutar y asignado el responsable de la misma (el novio, la novia, los padres, …) Ahora hay que empezar a trabajar.
LOS COSTES: En principio, se cuantifican las grandes partidas y sus costes aproximados pero… en la ejecución se van concretando los costes y afloran esos, muchos de ellos pequeños o que no hemos tenido en cuenta (un pequeño regalo para los invitados, una propina…)
LA COMUNICACIÓN: Evitaremos bastantes problemas si todas las decisiones se comunican a los interesados (novios, padres y/o padrinos) pues cualquier cambio puede provocar retrasos y conflictos.
RESTRICCIONES: Finalmente, ya esté todo preparado para nuestro proyecto pero… ¿Tenemos recursos suficientes? Económicos y de personal, y, además, con una fecha fija para resolverlos… El salón para la celebración hay que confirmarlo a una determinada fecha… hay que cerrar las billetes del viaje de novios…
EL CONTROL DE CAMBIOS: Estamos en plena fase de ejecución y cada día nos vienen con una modificación en las mil pequeñas cosas que ya estaban planificadas. Las flores elegidas no quedan bien, la música para el baile no gusta demasiado al padre de la novia….
Y … LOS RIESGOS inherentes al proyecto. Sabemos que hay riesgos… Puede retrasarse el vestido de la novia,se ha previsto la celebración en un jardín pero… ¿y si llueve?
Si, al final, los problemas se han minimizado, los conflictos sólo han quedado en pequeños alteraciones de los nervios… TODOS FELICES. Cuando se culmina el proyecto (LA BODA) todos estamos felices… Hemos cumplido nuestro objetivo y lo hemos hecho en la fecha prevista.
Post redactado por nuestro profesor Ramón Martín Duarte.
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