La elaboración de un presupuesto es clave para la gestión de proyectos, ya que ayuda a planificar, desarrollar y usar los costes de manera efectiva. Cuando se manejan los principios para la elaboración del presupuesto de un proyecto, se está bien situado para una firme administración de los costes del mismo, lo cual incrementará su capacidad de éxito a lo largo del proceso de planificación, ejecución, control y cierre.
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Determinar el presupuesto según el PMBOK® Guide
El PMBOK® Guide, la guía de referencia internacional para la dirección de proyectos empresariales, hace alusión a la elaboración del presupuesto en project management. En este sentido, considera que calcular el presupuesto es el proceso “que consiste en sumar los costes estimados de actividades individuales o paquetes de trabajo para establecer una línea base de coste autorizada”. Es decir, que el presupuesto del proyecto conforma todos aquellos fondos autorizados para ejecutar las actividades propuestas.
En la práctica, el presupuesto es un documento que indica cuánto dinero necesitamos para realizar las actividades del proyecto. Esto exige pensar rigurosamente las consecuencias de la planificación de las actividades, sobretodo porque en algunos momentos la realidad de los proyectos obliga a replantear los planes de acción presupuestaria.
Para elaborar el presupuesto se necesitan la siguiente información de entrada:
- La estimación de los costes de cada una de las actividades del proyecto.
- La estructura de desglose del trabajo del proyecto (EDT).
- El cronograma de actividades por fases.
- Los recursos y contratos.
Más elementos para la elaboración del presupuesto
Junto a la información mencionada el presupuesto de un proyecto también puede contener los siguientes elementos:
- Análisis de la financiación o análisis de reserva: Este determina la cuantía destinadas a las contingencias, imprevistos y cambios en el curso del proyecto. Es un elemento complementario a la estimación de costes.
- Recopilación financiera de los registros históricos: Algunas organizaciones la tienen en cuenta a la hora de elaborar su presupuesto. Esto genera mayor realismo y confiabilidad a los stakeholders.
Toda la información del presupuesto debe ser retroalimentada hacia las diferentes fases del proyecto y documentada de manera integral.
Al finalizar la preparación del proyecto, debemos tener una línea base de los costes del proyecto, denominada BAC. Esta se usa para monitorear y controlar el desempeño del proyecto en cuanto a los costes del mismo. En algunos proyectos se utiliza la PMB o medición de desempeño. Esta estructura permite la elaboración de tablas e informes clasificados de diversa manera organizados en las cabeceras de las columnas y las filas. Los proyectos grandes pueden tener varios presupuestos base del proyecto, por ejemplo, uno para los pagos y otro para flujo de carga. Veamos un ejemplo de presupuesto de un pequeño proyecto de obras civiles:
El control de costes del proyecto
Una vez definido el presupuesto, será importante realizar el control de costes del mismo. Un adecuado control de presupuesto estudia la forma de intervenir en los factores que podrían crear cambios o imprevistos sobre el presupuesto del proyecto y permite asegurar que estos cambios sean beneficiosos. También anticipa los cambios en el presupuesto y gestiona todos los cambios que se lleguen a producir, por eso este proceso está integrado con el proceso de control de cambios.
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