En el desarrollo de un proyecto resulta fundamental monitorear y controlar el trabajo que cada miembro está realizando. Se trata de una tarea que corresponde al área de integración del proyecto, que a su vez depende del director de proyectos. Por lo tanto, los profesionales dedicados a la Dirección de Proyectos han de conocer las claves para monitorear y controlar proyectos y evitar desviaciones imprevistas.
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¿Para qué monitorear el trabajo del proyecto?
El proceso de monitorear y controlar el trabajo de cualquier proyecto permite comprender el estado en el que está el proyecto en un momento determinado. Por otro lado, también ayuda a buscar nuevas soluciones en caso de que algo no marche como está previsto. Este proceso ha de estar controlado por el director de proyectos, que es quien tiene información de todas las áreas y es la persona más indicada para tomar decisiones.
Según la Guía PMBOK del Project Management Institute (PMI) este proceso implica, entre otros aspectos, verificar el estado de los riesgos del proyecto o asegurar que el proyecto se mantiene alineado con lo planificado y el caso de negocio. Si bien, hay tres claves para monitorear y controlar proyectos que son imprescindibles:
Informes de desempeño del trabajo
Consiste en elaborar informes sobre el desempeño de los diferentes procesos del proyecto. Para ello, se han de tener en cuenta los documentos de estimaciones, pronóstico de costos, registro de incidentes, registro de lecciones aprendidas, lista de hitos, registro e informe de riesgos o pronóstico del cronograma. A partir de ello, se elaboran informes que servirán de entrada para los procesos que ya han sido fijados o que se crean oportunos para ejecutar correctamente el proyecto.
Solicitudes de cambios
En el proceso de monitoreo es habitual que se generen solicitudes de cambio en el proyecto. Esto es debido a que, tras comparar resultados reales con los resultados planificados existirán diferencias que deban ser objeto de reajuste. Por tanto, estas solicitudes de cambio tendrán que ser tenidas en cuenta para servir de entrada a otro proceso llamado “realizar el control integrado de los cambios” según la metodología del PMI.
Actualizaciones de documentos del proyecto
El proceso de control y monitoreo del trabajo del proyecto también servirá para actualizar diferentes documentos. Entre ellos, los documentos de pronóstico de costos, registros de incidentes, registro de riesgos o registro de lecciones aprendidas por el equipo.
Máster online en Dirección de Proyectos
El proceso de monitoreo y control del trabajo es una fase más en la Gestión de Proyectos. No obstante, los profesionales que quieran liderar proyectos en empresas de envergadura, deberán conocer todas las fases al completo. En este sentido, la escuela de negocios online EALDE Business School es un centro certificado por el PMI, que cuenta con un Máster en Dirección de Proyectos acorde a su metodología. Se trata de un máster online dirigido a profesionales y directivos que quieran dirigir proyectos con éxito.
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