Qué es un sistema de gestión de compliance

El Compliance o cumplimiento corporativo es definido por la World Compliance Association como “el conjunto de procedimientos y buenas prácticas adoptadas por organizaciones para identificar y clasificar los riesgos operativos y legales a los que se enfrentan y establecer mecanismos internos de prevención, gestión, control, y reacción frente a los mismos”. En el contexto económico y financiero mundial, cada vez son más las entidades que se preocupan en implantar sistemas de gestión de compliance (SGC). Pero, ¿qué es exactamente este sistema de gestión y en qué consiste?

Las ventajas del compliance

En general, la función de Compliance permite a las organizaciones evitar sanciones, pérdidas económicas o efectos negativos sobre su reputación, como consecuencia de incumplir con normativas, leyes o códigos de conducta. Es por ello, que el cumplimiento está muy relacionado con la gestión de riesgos. Se trata, en definitiva, de evitar riesgos derivados del incumplimiento legal.

El cumplimiento trata por tanto de identificar aquella legislación, normativa, reglamento, código de buena conducta, o código de ética y transparencia que afecta a nuestra organización. Todo ello, para evitar los riesgos que puedan darse en un momento dado por el incumplimiento de una norma, ya sea externa o interna. El cumplimiento corporativo es fundamental en sectores muy regulados, como puede ser el financiero o el farmacéutico. Si bien, es importante para otros muchos sectores.

Sistema de compliance: Una estructura que vela por el cumplimiento en la organización

En los últimos años, y especialmente a raíz de la propagación del COVID-19, se ha tomado conciencia en muchas ramas de actividad de la importancia de que las organizaciones cuenten con un Sistema de Gestión de Compliance (SGC).  Este tipo de sistemas de gestión también son llamados Sistemas de Gestión de Buen Gobierno. Funcionan como una estructura que compromete a una organización a cumplir con toda la normativa por la que se puede ver afectada. Este SGC ha de ser conocido, aceptado y apoyado por la alta dirección. De esta forma, se gestionará más eficazmente el riesgo penal de la organización y se protegerá la identidad e integridad corporativa.

Para implementar un Sistema de Compliance es necesario realizar una evaluación de riesgos de incumplimiento. Y después, definir protocolos de actuación en lo referente a la toma de decisiones y su ejecución. Estos protocolos incluyen la identificación del responsable de cumplimiento de la organización, la definición de canales de denuncias, así como planes de contingencia y códigos éticos. Deben dejar claro, por ejemplo, cómo deben actuar los empleados o directivos a la hora de recibir o realizar regalos, o bien a la hora de seleccionar proveedores, etc.

Por ello, es necesario que estas medidas se difundan y expliquen entre la organización. Sin el apoyo de la alta dirección, el Sistema de Gestión de Compliance perderá efectividad. En este sentido, hay regulaciones que impulsan esta participación por parte de los altos mandos de la organización. En el caso de España, por ejemplo, una reciente modificación del Código Penal ha recalcado la responsabilidad penal de los administradores y directivos de las sociedades. Todo ello ha impulsado la participación de estos colectivos en la puesta en marcha de Sistemas efectivos de Gestión de Compliance.

¿Es certificable un Sistema de Gestión de Cumplimiento?

La norma ISO 19600 es un estándar internacional que establece consejos y directrices sobre cómo debe ser un Sistema de Gestión de Compliance. Si bien, cabe tener en cuenta que, a diferencia de otros sistemas de gestión, el de Compliance no es certificable según esta norma. Y es que, la ISO 19600 establece directrices, pero no requisitos para este tipo de sistemas. Esto no quiere decir, no obstante, que no se puedan realizar auditorías del sistema de compliance, para comprobar si se están implementando bien las medidas.

Por lo general, el Chief Compliance Officer o CCO (Jefe de la Oficina de Cumplimiento) es el máximo responsable del seguimiento y control del área de Compliance en las organizaciones. De este modo, debe velar por un cumplimiento efectivo de las normas y riesgos operativos que puedan afectar legalmente a las empresas. Este director de la oficina de cumplimiento es el encargado de definir herramientas para prevenir, controlar y actuar ante riesgos de Compliance. En algunas jurisdicciones, el Chief Compliance Officero puede incluso llegar a tener responsabilidad penal por el incumplimiento de sus obligaciones.

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