El proceso de comunicación puede parecer elaborado desde el ciclo de vida de un proyecto, pero en ocasiones hay varios malentendidos entre los distintos departamentos que ponen en peligro el alcance de los objetivos planteados por la organización.
Las principales razones por las que la comunicación interna puede dar lugar a diversos malentendidos son las siguientes:
- Los miembros del equipo hablan distintos idiomas y tienen una cultura diferente.
- Los componentes de los distintos departamentos manejan diferentes tecnicismos.
- El trabajo de los empleados no está orientado hacia un objetivo común o el objetivo no está bien definido.
- El alcance de los involucrados no está definido dentro de los departamentos por la organización.
- Los miembros del departamento no cuentan con buenas habilidades para trabajar en equipo.
Entre las posibles soluciones que pueden ser empleadas para solventar los problemas de entendimiento entre los departamentos se encuentran:
- Poner en común el vocabulario técnico a cada departamento involucrado en el proyecto.
- Conocer los objetivos y la metodología de trabajo del resto de departamentos.
- Definir bien los objetivos y asignar roles, con una Matriz de asignación de responsabilidades (RACI).
- Diseñar el plan de comunicación entre todas las partes implicadas, con glosario, matriz, consideración de los stakeholders, formas de comunicación, reportes e informes.
- Realizar reuniones periódicas.
- Contar con interlocutores que entiendan sobre las distintas áreas implicadas.
Entre las herramientas y elementos más importantes para una comunicación interna eficaz se encuentran el glosario, la Estructura de Descomposición del Trabajo (EDT) o la Matriz de asignación de responsabilidades (RACI).
Las empresas han de prever y tener un conocimiento sobre los problemas de comunicación que les afectan y que pueden surgir entre los diferentes especialistas. Una comunicación eficaz resulta fundamental para un correcto trabajo en equipo orientado a la toma de decisiones y a la ejecución del proyecto.
Información extraída del webinar impartido por Charo Fresneda para EALDE Business School.
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